نکاتی برای خرید ایمیل شرکتی و ایرانی
در سال‌های اخیر، ورود شرکت‌ها و کسب و کارها به دنیای دیجیتال سرعت یافته است و همه به دنبال فتح بازارهای جدید در این بستر گسترده هستند. اما حضور در اینترنت و تجارت آنلاین، نیازمند ابزارها و امکاناتی است که بتواند امکان تعامل و ارتباط شرکت‌ها با مشتریان و همکارانشان را تامین کند. شاید بتوان سرویس ایمیل شرکتی را یکی از کاربردی‌ترین ابزارها دانست؛ چرا که از بستر ایمیل شرکتی می‌توان برای ارسال پیام‌های تبلیغاتی؛ ارسال کاتالوگ محصول و قرارادادهای رسمی یا دریافت درخواست‌های مشتریان بهره برد.
ایمیل شرکتی در سال‌های اخیر به خوبی توانسته جایگاه خود را به عنوان یک کانال ارتباطی رسمی و معتبر در بین کسب و کارها باز کند و امکان تبادل امن و مطمئن نامه‌ها و پیام‌های رسمی را فراهم کند. دراین مقاله قصد داریم با معرفی ایمیل شرکتی و مرور مراحل مورد نیاز برای آن، به اهمیت خرید ایمیل شرکتی خصوصا خرید ایمیل شرکتی ایرانی بپردازیم.
ایمیل شرکتی چیست؟
ایمیل شرکتی یا ایمیل سازمانی به سرویس ایمیلی گفته می‌شود که فقط در اختیار یک شرکت یا کسب و کار است. سرویس ایمیل شرکتی با استفاده از دامنه متعلق به شرکت یا سازمان راه‌اندازی می‌شود. به عنوان مثال، اگر شرکت شما صاحب domain یا دامنه business.com باشد، می‌توانید حساب‌های ایمیلی مانند info@business.com یا alavi@business.com را ایجاد کنید و در اختیار کارمندان خود قرار دهید. هیچ فردی بدون تائید شما یا مدیر شرکت نمی‌تواند از این دامنه برای خود سرویس ایمیل راه‌اندازی کند.
یکی از جذابیت‌های سرویس ایمیل شرکتی این است که علاوه بر امکان ارسال و دریافت پیام‌های ایمیل؛ معمولا مجموعه کاملی از ابزارهای دیگر مانند تنظیم و زمان‌بندی کارها و جلسات، مدیریت کارها و امکان مدیریت کار تیمی را در بستر ایمیل فراهم کرده است. به همین دلیل است که راه‌اندازی یک سرویس ایمیل شرکتی مدرن و حرفه‌ای، نقش بسیار مهمی در ارتباطات و تعاملات شرکتی شما ایفا می‌کند.
برای راه‌اندازی ایمیل شرکتی روش‌های مختلفی وجود دارد. محصولات متنوعی تحت عنوان ایمیل شرکتی یا سازمانی در بازار وجود دارد که توسط شرکت‌های مختلف دنیا و غول‌های فناوری جهان توسعه یافته‌اند و هرکدام انواع مختلفی از خدمات را در کنار سرویس ایمیل ارائه می‌کنند. در ادامه این مقاله گام‌های اصلی برای راه‌اندازی سرویس ایمیل شرکتی را معرفی کرده‌ایم.
گام های اصلی راه‌اندازی ایمیل شرکتی
احتمالا همه ما برای کار با گوشی‌های هوشمند، تجربه ساخت ایمیل در گوگل یا یاهو را داریم، اما این حساب‌ها، عموما حساب ایمیل رایگان هستند. این حساب‌های ایمیل روی دامنه‌های متعلق به شرکت‌های ارائه دهنده ایمیل ساخته می‌شوند و عملا به عنوان ایمیل‌های شخصی و غیر رسمی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
همانطور که گفته شد، یمیل شرکتی روی دامنه متعلق به شرکت خودمان ایجاد می‌شود. بنابراین، برای راه‌اندازی ایمیل شرکتی روی دامنه اختصاصی خودمان مراحل زیر را باید طی کنیم:
1- خرید دامنه برای ایمیل شرکتی
برای راه‌اندازی سرویس ایمیل شرکتی یا اختصاصی در مرحله اول شما نیاز به یک آدرس اختصاصی در بستر اینترنت دارید. آدرس شما همان نام دامنه یا Domain که می‌توانید روی آن دامنه، سایت شرکت یا سرویس‌های مختلفی نظیر سرویس ایمیل شرکتی را به معرفی کنید. بنابراین، برای شروع کار باید یک دامنه برای خود داشته باشید.
دامنه یا Domain یک نام منحصر به فرد مانند business.com است که از دو بخش تشکیل شده‌است:
“نام دامنه” و “پسوند” که با یک نقطه در کنار هم قرار می‌گیرند و یک دامنه منحصر به فرد را برای شما را می‌سازند. در مثال بالا؛ business نام دامنه و com. پسوند دامنه است. برای خرید یک دامنه، می‌توانید از طریق شرکت‌هایی که خدمات ثبت دامنه را انجام میدهند یک دامنه برای خود خریداری کنید.
اگر از قبل دامنه شرکت خود را خریداری کرده باشید، می‌توانید از همان دامنه برای سرویس ایمیل شرکتی خود استفاده کنید.
2- راه‌اندازی ایمیل شرکتی
راه‌اندازی یک سرویس ایمیل روش‌های مختلفی دارد که در ادامه به آن اشاره شده است:
- راه‌اندازی ایمیل شرکتی با ایمیل ابری
یکی از روش‌های کم هزینه و بسیار سریع برای ایجاد ایمیل شرکتی، خرید ایمیل شرکتی ابری است. در این روش شما از یکی از شرکت‌های ارائه دهنده خدمت ایمیل ابری که سرویس خود را از قبل روی بستر ابر نصب و راه‌اندازی کرده‌اند، به اندازه نیازتان سرویس ایمیل خریداری می‌کنید و در ظرف مدت کوتاهی پس از انجام تنظیمات، سرویس ایمیل شما آماده است. خرید ایمیل شرکتی یکی از سریع‌ترین و به صرفه‌ترین روش‌های ساخت ایمیل کاری است.
- راه‌اندازی ایمیل شرکتی روی host شرکت
روش دوم برای راه اندازی سرویس ایمیل، خرید میزبانی یا Host و راه‌اندازی ایمیل روی آن سرویس است. سرویس میزبانی، یک فضای در بستر اینترنت است که برای راه‌اندازی سایت، نگه‌داری اطلاعات یا سایر خدمات استفاده می‌شود. معمولا روی سرویس میزبانی، یک سرویس‌دهنده ایمیل هم در دسترس است که البته محدودیت‌هایی نسبت به سرویس ایمیل حرفه‌ای دارد. البته در صورتی که شما دانش کافی در زمینه نصب ابزارهای حرفه‌ای روی هاست داشته باشید، می‌توانید یک سرویس ایمیل حرفه‌ای را روی هاست خود نصب کنید. در این صورت تمامی کارهای نصب، راه‌اندازی و به عهده شماست که کار نسبتا پیچیده و تخصصی است و احتمالا زمان زیادی را باید به این کار اختصاص دهید.
مزیت خرید ایمیل شرکتی
راه‌اندازی یک سرویس ایمیل اختصاصی و حرفه‌ای کار چندان ساده‌ای نیست، به همین دلیل اکثر شرکت‌ها برای این که خود را درگیر پیچیدگی‌های راه‌اندازی سرویس ایمیل سازمانی نکنند؛ ترجیح میدهند با خرید یک سرویس ایمیل سازمانی یا شرکتی، تمرکز خود را بیشتر روی کسب و کار خود معطوف کنند.
بسیاری از کسب و کارها از روش خرید ایمیل شرکتی ابری برای راه‌اندازی ایمیل خود استفاده می‌کنند. زیرا با خرید یک سرویس ایمیل شرکتی حرفه‌ای، شما می‌توانید زمان و انرژی خود را بر کسب و کار اصلی‌تان متمرکز کنید و از سرویس ایمیل رسمی هم بهره‌مند باشید. از طرفی؛ انتخاب یک سرویس دهنده ایمیل که تمامی فرایندهای راه‌اندازی سرویس ایمیل را بر عهده داشته و یک تیم پشتیبانی حرفه‌ای و با تجربه در اختیار داشته باشد، بسیار مقرون به صرفه است.
شاید بتوان مهم‌ترین مزایای خرید ایمیل شرکتی را به طور خلاصه در موارد زیر دید:
- بهره‌مندی از یک سرویس ایمیل حرفه‌ای
- امکان خرید سرویس به اندازه مورد نیاز و در نتیجه کاهش هزینه نهایی سرویس ایمیل
- امکان تعریف حساب‌های ایمیل متعارفی نظیر ایمیل info، ایمیل sales و … روی دامنه اختصاصی خودتان
- دسترسی به تیم پشتیبانی سرویس ایمیل در صورت نیاز
- امکان استفاده از سایر ابزارهای ارتباطی ارائه شده در بستر ایمیل شرکتی
اقدامات پیش از خرید ایمیل شرکتی ابری
پیش از انتخاب و خرید یک سرویس ایمیل شرکتی، لازم است به خوبی نیازمندی‌های کسب و کار خود را بشناسیم و سرویسی را خریداری کنیم که به بهترین شکل نیازمندی‌های ما را پوشش دهد. بنابراین باید قبل از خرید ایمیل شرکتی به این سوالات پاسخ دهیم:
- چند حساب ایمیل شرکتی برای کسب و کارمان نیاز داریم؟
- چه فایل‌ها و پیام‌هایی را می‌خواهیم از طریق ایمیل ارسال یا دریافت کنیم؟
- دسترسی به تیم پشتیبانی ایمیل تا چه اندازه برای ما اهمیت دارد؟
- دسترس پذیری و پایداری سرویس ایمیل چقدر روی کار ما تاثیر گذار است؟
- آیا نیاز به تبادل پیام‌های محرمانه داریم؟
- کدام قابلیت‌های ایمیل شرکتی بیشتر در کسب و کار ما موثر است (ابزارهایی مانند تقویم شرکتی، مدیریت کارهای تیمی، مدیریت مخاطبان و …)
پاسخ به هرکدام از این پرسش‌ها به ما کمک می‌کند که انتظارمان از سرویس ایمیل شرکتی را به خوبی شفاف کنیم و زمان خرید ایمیل شرکتی، محصولی را انتخاب کنیم که بیشتر با نیازمندی ما سازگاری داشته باشد.
خرید ایمیل ایرانی
همانطور که گفته شد، شرکت‌های زیادی هستند که سرویس ایمیل را به مشتریان خود ارائه کرده‌اند و در این بین شرکت‌های ایرانی زیادی هم حضور دارند محصولات ایمیل شرکتی را در اختیار کاربران ایرانی قرار میدهند.
البته با وجود محصولات بسیار معروفی نظیر سرویس ایمیل شرکتی گوگل (google Workspace) یا سرویس ایمیل شرکتی مایکروسافت؛ تعداد زیادی از شرکت‌ها و سازمان‌های ایرانی ترجیح میدهند که برای ایمیل شرکتی خود، سرویس ایمیل ایرانی خریداری کنند.
دلایل این انتخاب را شاید بتوان در مزیت‌های خرید ایمیل ایرانی دید:
- هزینه بسیار کمتر ایمیل ابری ایرانی نسبت به محصولات خارجی
- امکان عقد قرارداد رسمی و تعهدآور با شرکت‌های ارائه دهنده ایمیل ایرانی
- دسترسی به سرویس ایمیل بومی‌سازی شده با زبان فارسی و همچنین امکان دسترسی به تقویم ایرانی برای مدیریت زمان
- دسترسی به مستندات آموزشی فارسی و یادگیری سریع‌تر امکانات سرویس ایمیل
- امکان تماس با تیم پشتیبانی و ثبت درخواست
برای مثال؛ در سرویس ایمیل ابری اپیک، شما می‌توانید به سادگی سرویس ایمیل خود را براساس میزان نیازمندی و هزینه‌ای که دارید، به سادگی انتخاب و سفارش دهید. همچنین شما می‌توانید برای انتخاب سرویس ایمیل مناسب کسب و کارتان با کارشناسان اپیک تماس بگیرید تا مشاوره رایگان در زمینه خرید ایمیل دریافت کنید.
