ایمیل بخش بزرگی از کسب و کار روز مره میباشد. ایمیل شامل دو بخش ارسال و دریافت میباشد. همه ما ایمیل های الکترونیکی از مردمی که هیچ شناختی درباره آنها نداریم دریافت می کنیم و آنها از ما درخواست اطلاعات در مورد انجام کسب و کار ما را می کنند. متاسفانه همه پاسخ های ما به ایمیل همیشه به دست طرف دوم نمی رسد و ایمیل ارسالی بعضی وقت ها به طرف مقابل نمی رسد.

یکی از خسته کننده ترین موارد در مورد ایمیل این است که شما ایمیلی از کسی دریافت می کنید که او برنامه ایمیل خود را با آدرس برگشتی مناسب بدرستی پیکربندی نکرده باشد. در این حالت در پاسخ ایمیل undeliverable بر خواهد گشت. در این حالت شما خواهید دانست که حداقل طرف مقابل پاسخ شما را دریافت نکرده است و شما ممکن است از طریق تلفن و یا راه دیگری با او تماس حاصل نمایید.

اما چه اتفاقی خواهد افتاد اگر شما ایمیلی ارسال کنید و آن ایمیل به پوشه اسپم و یا پوشه زباله طرف مقابل برود به جای اینکه به ایمیل فرستاده شده به پوشه Inbox برود؟ و شما این گمان را خواهید کرد که ایمیل ارسال شده به طرف مقابل تحویل داده شده و خوانده شده است. مگر اینکه طرف مقابل پوشه اسپم خود را چک کند و بفهمد که شما به درخواست او پاسخ داده اید.

پس چرا احتمال دارد ایمیل ارسال شده به پوشه Inbox نرود؟ دلایل متعددی وجود دارد که ایمیل به پوشه اسپم و یا پوشه های ناخواسته غیر از inbox برود. و این دلایل عبارتند از:

۱ – فیلتر پوشه ایمیل های ناخواسته ممکن است با چند واژه کلیدی شناسایی شده باشد که اسپم بارها و بارها از این واژه در پیام های خود استفاده می کند.
۲ – گیرنده ممکن است آدرس فرستنده را به عنوان کسی که اسپم می فرستد علامت گذاری کرده باشد.
۳ – ISP گیرنده ممکن است ایمیل را به عنوان اسپم بر اساسIP آدرس فرستنده فیلتر کرده باشد.
۴ – ممکن است شما با پیام خود یک attachment ارسال کرده باشید.
۵ – ممکن است شما کدهای HTML در ایمیل خود ضمیمه کرده باشید.
۶ – ایمیل شما حاوی تصاویر باشد.
۷ –  ممکن است ایمیل به گروه بزرگی از مردم ارسال شده است ( چه در TO و یا با استفاده از CC )
۸ – ممکن است گیرنده مقرراتی را در برنامه ایمیل خود اجرا کرده است که بیش از حد عمومی است و در نتیجه ایمیل شما را به عنوان یک اسپم در نظر می گیرد.
فرستندگان اسپم هر روزه دقیق تر و تهاجمی تر از روز قبل خود میباشند و همینطور فیلتر اسپم ها همچنین هر روزه دقیق تر و قوی می شود و ما باید به جزئیات کوچکی در ایمیل خود که ممکن است ایمیل ما را محدود و deliverability می کند دقت کنیم.